Para garantir o sucesso do canal de denúncias durante a sua implementação, é importante que a empresa considere os seguintes passos essenciais:
1. Configurar um E-mail Exclusivo e Seguro para Denúncias
- Criar um E-mail Dedicado: Configure um endereço exclusivo, como [email protected] ou [email protected], acessível apenas a pessoas autorizadas.
- Proteger o Acesso: Limite o acesso ao e-mail e ative medidas de segurança, como a autenticação de dois fatores.
- Configurar Alertas para Denúncias Sensíveis: Programe o redirecionamento automático de denúncias sensíveis (envolvendo gestores do canal) para uma autoridade alternativa, como o departamento de auditoria interna ou jurídico.
2. Nomear e Formar a Equipa de Gestão de Denúncias
- Selecionar Profissionais Qualificados: Escolha membros de departamentos como Ética, Compliance, Auditoria Interna e/ou Jurídico, assegurando imparcialidade e qualificação.
- Definir Funções e Responsabilidades: Atribua papéis específicos para cada membro (receção, investigação e resposta a denúncias) e crie uma estrutura alternativa para tratar denúncias com potenciais conflitos de interesse.
- Formar e Atualizar a Equipa: Garanta que os membros estão atualizados nas melhores práticas de gestão de denúncias e nas exigências legais, como o RGPD, para proteger a integridade do processo.
3. Estabelecer e Documentar o Processo de Gestão de Denúncias
Elaborar um Documento Interno: Detalhe cada etapa do processo de gestão de denúncias, incluindo receção, análise, investigação, resposta e procedimentos para situações de conflito de interesse.
Assegurar a Confidencialidade: Inclua uma política clara de confidencialidade para proteger tanto os denunciantes quanto a empresa.
4. Comunicar o Canal aos Colaboradores
Divulgar o Canal: Informe colaboradores e parceiros sobre a existência do canal, como usá-lo e o que esperar do processo, reforçando a confidencialidade.
Treinar a Equipa para Responder e Investigar Denúncias: Capacite a equipa para assegurar uma resposta eficiente, imparcial e confidencial a todas as denúncias recebidas. Preparar a equipa de gestão de denúncias para responder, investigar e tratar as situações reportadas, com especial foco na confidencialidade e na imparcialidade.
Consulta Jurídica
Para assegurar que o canal de denúncias cumpre integralmente todas as normas e requisitos regulamentares, recomenda-se consultar um advogado ou especialista jurídico logo na fase inicial. Dependendo do setor e do tipo de empresa, podem existir requisitos específicos que exigem cumprimento rigoroso, especialmente em matéria de proteção de dados.
Ao seguir estes passos, o canal de denúncias estará estruturado para garantir segurança, confidencialidade e confiança no processo de denúncia, beneficiando tanto os denunciantes quanto a organização.